[Office 365] Accès à une boîte partagée Exchange Online sur smartphone

Les boîtes partagées d’Office 365 / Exchange Online sont disponibles automatiquement dans votre Outlook si vous avez les autorisations nécessaires. Il est toutefois possible d’accéder à cette boîte partagée sur les téléphones portables, qu’importe le système d’exploitation.

La procédure ci-dessous fonctionne aussi bien sur Android que iOS ou encore Windows Phone.


Pré-requis

La mise en place de la boîte partagée sur votre téléphone portable se fera uniquement via les protocoles POP3 ou IMAP (à privilégier). Vous ne pouvez pas utiliser le protocole ActiveSync de Microsoft pour ouvrir la boîte partagée sur le téléphone.

Pour activer le POP3 et l’IMAP sur votre compte Office 365, connectez-vous avec vos identifiants, puis allez dans le centre d’Administration Office 365. Dans le lien « Boîtes aux lettres partagées« , cliquez sur « Modifier d’autres propriétés » – Une fenêtre (pop-up) va s’ouvrir (attention, certains navigateurs n’aiment pas les pop-up de Microsoft…)

Comme vous pouvez le constater, par défaut, l’IMAP est activé sur la boîte partagée – Le protocole POP3 est désactivé, il est préférable de le laisser tel quel, autant bénéficier directement de la « puissance » de l’IMAP. Si votre configuration est OK sur le centre d’Administration Office 365, vous pouvez passer directement à la mise en place sur votre téléphone.


Rappel

Microsoft nous fournit les adresses des serveurs et les ports de messagerie pour les différents protocoles ; Voici la liste :

Protocole IMAP

Adresse du serveur : outlook.office365.com Port : 993 Chiffrement utilisé (sécurité) : SSL

Protocole SMTP

Adresse du serveur : smtp.office365.com Port : 587 Chiffrement utilisé (sécurité) : TLS


Configuration sur le téléphone

Vous devez aller dans les paramètres de votre téléphone, plus précisément dans les comptes e-mails. Puisqu’il n’est pas possible d’utiliser Exchange / ActiveSync pour la boîte partagée, il vous faut alors créer un nouveau compte sur le smartphone, qui correspondra à la boîte partagée concernée.

Pour les tests et les photos de l’article, j’ai utilisé un Xperia Z1 sous Android 5. La procédure est similaire pour les iOS et Windows Phone. Des tests ont été faits sur un Samsung Galaxy S8 Plus avec succès (dans l’application « E-mail Samsung » et aussi via l’application « Gmail »)

Dans un premier temps, remplissez les champs « Nom d’utilisateur » et « mot de passe » avec votre compte utilisateur Office 365 personnel – ne validez pas encore les changements ! Il faut aller directement la configuration manuelle (avancée) pour mettre en place les bons paramètres de messagerie (un bouton « configuration manuelle » est souvent présent en bas de l’écran).

Vous devez donc sélectionner le protocole IMAP :

Et par la suite, saisir les informations correspondantes :

    • Nom d’utilisateur = compteperso@domaine.fr\nom_boite_partagée
    • Mot de passe = Votre mot de passe personnel de votre compte utilisateur Exchange
    • Serveur IMAP = outlook.office365.com
    • Port = 993
    • Sécurité / Chiffrement = SSL

La photo ci-contre vous montre un exemple de configuration pour mon cas. A modifier selon votre organisme et votre boîte partagée.

Les paramètres d’envoi sont similaires, à quelques différences près :

    •  Serveur SMTP = smtp.office365.com
    • Port = 587
    • Sécurité / Chiffrement = TLS (ou STARTTLS selon les appareils)
    • Case « Authentification » = Cocher la case
    • Identifiants = Utilisez ceux de votre adresse e-mail personnel

Ainsi, je pourrai envoyer des e-mails depuis la boîte « contact #arobase# computerz.solutions » depuis mon adresse personnel.

En cliquant sur le bouton « Suivant » ou « Valider », le téléphone vous demandera à quelle fréquence vous souhaitez réceptionner vos e-mails (notifications « Push » ou toutes les x minutes) pour enfin terminer la configuration comme il se doit.

Ouvrez l’application e-mail de votre téléphone :

Vous devriez voir la boite partagée et pouvoir l’exploiter avec votre compte Exchange !

Depuis quelques temps, les équipes de développement chez Microsoft ont officialisé des applications pour accéder à vos boîtes Exchange (y compris les boites partagées) par l’intermédiaires d’applications : Il s’agit de « OWA », disponible pour iOS et Android :

Windows Phone est exonéré de cette application puisque le système intègre de lui-même la compatibilité sans applications tierces.

Julien H

Passionné depuis toujours par l'informatique, je transforme ma passion en expertise. J'utilise quotidiennement les outils et systèmes Microsoft. Je ne délaisse pas mon côté ouvert, notamment via l'utilisation des OS Debian et Archlinux. L'infosec m'ouvre les yeux sur les enjeux actuels et futurs de l'IT.

6 Comments

  1. Bonjour
    Je recherche l’article »Accès à une boîte partagée Exchange Online sur smartphone » qui est en refonte car se serait la solution pour mon problème « générer les ticket GLPI depuis une bal partagé 365 »
    Merci d’avance

  2. Bonjour,
    Il semble que cette astuce ne soit plus possible
    J’ai essayé sur 2 clients de messagerie Android (interne et Gmail), avec une erreur de synchro à chaque fois, bien que la config IMAP de la bal partagée se passe bien. Dommage, cela m’aurait été très utile pour gérer plus facilement mes bal pro qu’avec OWA 🙁

    1. Bonjour Damien,
      Je viens de refaire la configuration sur un Samsung S8 Plus, via l’application « E-mail » et j’ai réussi à faire cette configuration, sans pb :-).
      J’ai même ajouté / configuré ma boîte partagée dans l’application GMail et mes e-mails se synchronisent correctement.
      L’article va être mis à jour dans quelques instants vis-à-vis des paramétrages effectués 😉

      1. Merci Julien
        La synchro des mails fonctionne, en revanche impossible d’accéder au calendrier et contact de la BAL partagée (sous iPhone).
        Merci en tout cas, car cette limitation est très contraignante.
        Espérons pouvoir avoir accès simple prochainement et nativement au Calendrier des BAL partagées.

        1. Il n’est malheureusement pas possible de synchroniser ni les contacts ni les calendriers de la BAL, en passant par cette méthode. 🙁 L’IMAP ne gère (dans notre cas) que la messagerie.
          L’application « Outlook » (sur iOS ou Android) doit être capable de synchroniser la BAL, les contacts et les calendriers de souvenir… !

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